Kế hoạch team building là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tổ chức chương trình bài bản, đúng mục tiêu và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là mẫu kế hoạch tham khảo do dulichMICE tổng hợp, phù hợp với nhiều loại hình team building hiện nay.
Trước khi bắt tay vào xây dựng kịch bản team building, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu hướng tới để chương trình đi đúng trọng tâm và mang lại giá trị thực tế. Việc làm rõ mục tiêu ngay từ đầu cũng giúp đơn vị tổ chức dễ dàng thiết kế hoạt động, trò chơi và thông điệp phù hợp.
Để tổ chức một chương trình gắn kết thành công, việc xây dựng một lộ trình bài bản là yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa nguồn lực và trải nghiệm. Dưới đây là quy trình 6 bước chuyên nghiệp giúp bạn hiện thực hóa một kỳ nghỉ team building bùng nổ và ý nghĩa.
Việc thấu hiểu người tham gia là nền tảng quan trọng để thiết kế các hoạt động phù hợp với sở thích và sức khỏe của mọi người. Khi biết rõ mình đang phục vụ ai, bạn sẽ dễ dàng tạo ra sự hào hứng và gắn kết thực sự trong tập thể.
Một thời điểm thuận lợi và không gian lý tưởng sẽ quyết định đến 50% sự thoải mái và tâm thế tham gia của nhân sự. Bạn cần cân bằng giữa lịch trình làm việc của công ty và điều kiện thời tiết tại điểm đến để đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.
Chủ đề (Concept) đóng vai trò như "linh hồn" của chương trình, giúp truyền tải thông điệp mà ban lãnh đạo muốn gửi gắm. Một ý tưởng sáng tạo và độc đáo sẽ tạo nên dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ và khơi gợi niềm tự hào trong mỗi thành viên.
Kịch bản chi tiết là bản đồ dẫn đường cho toàn bộ diễn biến của chương trình, từ lúc khởi động cho đến khi kết thúc. Các trò chơi cần được sắp xếp theo trình tự tâm lý hợp lý để dẫn dắt cảm xúc người chơi đi từ bất ngờ này đến bất ngờ khác.
Quản trị tài chính chặt chẽ giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả và tránh những phát sinh không đáng có trong quá trình tổ chức. Việc phân bổ ngân sách hợp lý sẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ tương xứng với số tiền mà công ty đầu tư.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong ban tổ chức là yếu tố cuối cùng để biến bản kế hoạch trên giấy thành hiện thực. Một bảng tiến độ (Timeline) cụ thể sẽ giúp mọi người bám sát công việc và đảm bảo không có hạng mục nào bị bỏ sót.
Việc cụ thể hóa ý tưởng thành các biểu mẫu sẽ giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ và kiểm soát mọi hạng mục công việc. Hai mẫu khung cơ bản sau sẽ giúp bạn hình dung và triển khai một chương trình chuyên nghiệp, đầy đủ nhất.
Bản kế hoạch tổng thể đóng vai trò là khung xương cho toàn bộ sự kiện, giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh quy mô và mục đích của chuyến đi. Đây là mẫu thiết kế chi tiết giúp bạn quản lý các hạng mục nền tảng một cách chặt chẽ trước khi triển khai thực tế.
| Hạng mục | Nội dung chi tiết |
Lưu ý quan trọng
|
| Chủ đề & Thông điệp | Tên chương trình (Slogan) và ý tưởng xuyên suốt các hoạt động. |
Phải đồng nhất với văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu năm.
|
| Mục tiêu chương trình | Các giá trị cụ thể cần đạt được (Gắn kết, giải tỏa áp lực, kick-off...). |
Nên đặt ra 2-3 mục tiêu trọng tâm để dễ dàng đánh giá hiệu quả.
|
| Đối tượng tham gia | Đặc điểm nhân sự (Độ tuổi, giới tính, bộ phận chuyên môn). |
Lưu ý các đối tượng đặc biệt (người già, trẻ em, phụ nữ có thai).
|
| Thời gian tổ chức | Ngày giờ cụ thể bắt đầu và kết thúc chương trình. |
Tránh các đợt cao điểm dự án hoặc thời tiết khắc nghiệt tại điểm đến.
|
| Địa điểm tổ chức | Không gian thực hiện (Biển, núi, resort) và khoảng cách di chuyển. |
Kiểm tra sức chứa của sân bãi và các dịch vụ tiện ích đi kèm.
|
| Số lượng nhân sự | Tổng số người tham gia dự kiến và danh sách dự phòng. |
Cần chốt số lượng chính xác trước 7-10 ngày để đặt dịch vụ.
|
| Ngân sách dự kiến | Tổng chi phí trọn gói và định mức chi tiêu trên mỗi đầu người. |
Luôn phải có khoản dự phòng phát sinh (thường là 10% tổng phí).
|
| Đơn vị phối hợp | Đội ngũ phụ trách nội bộ hoặc các đơn vị Agency tổ chức sự kiện. |
Làm rõ trách nhiệm của mỗi bên để tránh chồng chéo công việc.
|
| Kế hoạch truyền thông | Cách thức thông báo và lan tỏa hình ảnh chương trình trong công ty. |
Thực hiện cả trước, trong và sau sự kiện để tối ưu hóa cảm xúc.
|
Timeline chi tiết giúp ban tổ chức kiểm soát tiến độ chương trình, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch và hạn chế phát sinh ngoài ý muốn. Việc phân chia khung giờ rõ ràng giúp duy trì nhịp độ hào hứng và đảm bảo sức khỏe cho người tham gia.
| Khung giờ | Hoạt động chính | Nội dung chi tiết | Người phụ trách |
Ghi chú/Hậu cần
|
| 07:00 – 07:30 | Tập trung & Check-in | Đón khách, phát áo đồng phục, vòng tay chia đội và kiểm soát số lượng. | BTC – Hậu cần |
Banner, áo, thẻ đội, nước suối.
|
| 07:30 – 07:45 | Khai mạc | MC giới thiệu đại biểu, lãnh đạo phát biểu khai mạc và tuyên bố lý do. | MC – Lãnh đạo |
Loa cầm tay/Âm thanh, micro.
|
| 07:45 – 08:00 | Phá băng (Warm-up) | Trò chơi tập thể tại chỗ (nhảy dân vũ, massage...) để giải phóng năng lượng. | MC – Hoạt náo |
Nhạc sôi động, đạo cụ mini.
|
| 08:00 – 08:15 | Bầu đội trưởng | Chia nhóm, bầu đội trưởng, đặt tên đội, thiết kế Slogan và điệu nhảy riêng. | Đội trưởng – MC |
Cờ đội, bảng vẽ, bút lông.
|
| 08:15 – 09:30 | Thử thách đối kháng | Chuỗi 3-4 trò chơi vận động phối hợp (Đua thuyền trên cạn, Bước chân thần tốc...). | Hoạt náo viên |
Đồ hơi, bóng, dây thừng, còi.
|
| 09:30 – 09:45 | Nghỉ giải lao | Nghỉ ngơi ngắn, bổ sung nước suối, trái cây và chụp ảnh tự do. | BTC |
Nước suối, khăn lạnh, hoa quả.
|
| 09:45 – 10:45 | Trò chơi lớn (Big Game) | Thử thách cuối cùng đòi hỏi sự đoàn kết toàn đoàn để lắp ghép mô hình mục tiêu. | Hoạt náo – Kỹ thuật |
Đạo cụ lớn, mô hình chủ đề.
|
| 10:45 – 11:15 | Tổng kết & Trao giải | MC công bố điểm số, đại diện doanh nghiệp trao quà cho đội thắng cuộc. | MC – Lãnh đạo |
Bảng điểm, kỷ niệm chương, quà.
|
| 11:15 – 11:30 | Bế mạc & Media | Chụp hình tập thể toàn đoàn với banner chương trình và di chuyển về. | BTC – Truyền thông |
Banner chính, máy ảnh, flycam.
|
Bên cạnh việc xác định mục tiêu và kịch bản chương trình, khâu chuẩn bị chi tiết và lường trước rủi ro là yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động team building. Một kế hoạch chỉn chu sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, an toàn và tạo trải nghiệm tích cực cho toàn bộ người tham gia.
Việc lựa chọn giữa tự vận hành hay nhờ đến sự hỗ trợ chuyên nghiệp thường khiến nhiều người phụ trách hành chính - nhân sự phải cân nhắc kỹ lưỡng. Tùy thuộc vào quy mô, mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp mà mỗi phương án sẽ bộc lộ những lợi thế riêng biệt.
Để có cái nhìn khách quan nhất, chúng ta cần đặt hai hình thức này lên bàn cân dựa trên các tiêu chí về chi phí, công sức và hiệu quả thực tế. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp với nguồn lực hiện có của công ty.
| Tiêu chí | Tự tổ chức (In-house) |
Thuê đơn vị chuyên nghiệp (Agency)
|
| Chi phí | Tiết kiệm phí dịch vụ, nhưng dễ phát sinh lẻ tẻ do không có giá đại lý. |
Chi phí trọn gói rõ ràng, tối ưu nhờ mạng lưới đối tác nhà hàng, xe cộ.
|
| Sự sáng tạo | Am hiểu văn hóa nội bộ nhưng dễ đi vào lối mòn, thiếu sự mới lạ. |
Ý tưởng độc đáo, kịch bản được thiết kế riêng theo xu hướng mới nhất.
|
| Nhân sự | Tận dụng nhân viên kiêm nhiệm, dễ gây quá tải và thiếu chuyên môn. |
Đội ngũ điều phối, MC và kỹ thuật chuyên nghiệp, dày dặn kinh nghiệm.
|
| Rủi ro | Khó xử lý các sự cố bất ngờ về thời tiết, y tế hoặc thiết bị. |
Có quy trình quản trị rủi ro chặt chẽ và phương án dự phòng bài bản.
|
| Trải nghiệm | Ban tổ chức nội bộ không được chơi vì phải lo làm việc. |
Toàn bộ thành viên công ty đều được tham gia và tận hưởng trọn vẹn.
|
Không phải lúc nào thuê ngoài cũng là tốt nhất, nhưng trong những trường hợp nhất định, sự xuất hiện của Agency là "cứu cánh" để đảm bảo thành công cho sự kiện. Nếu doanh nghiệp của bạn đang rơi vào các tình huống sau, hãy cân nhắc tìm kiếm một đối tác chuyên nghiệp.
Giữa hàng trăm đơn vị cung cấp dịch vụ trên thị trường, việc "chọn mặt gửi vàng" đòi hỏi bạn phải có bộ tiêu chí đánh giá khắt khe. Một đơn vị tốt không chỉ có báo giá rẻ mà phải là người đồng hành hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải.
Trong quá trình chuẩn bị, chắc hẳn ban tổ chức sẽ gặp phải những băn khoăn về tính hiệu quả cũng như cách tối ưu nguồn lực cho sự kiện. Những giải đáp dưới đây sẽ giúp bạn gỡ rối các thắc mắc phổ biến nhất để tự tin triển khai một chương trình gắn kết hoàn hảo và ý nghĩa.
Thời gian chuẩn bị lý tưởng nhất thường dao động từ 1 đến 3 tháng trước ngày khởi hành để đảm bảo việc đặt dịch vụ có giá tốt nhất. Việc lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp chủ động khảo sát địa điểm, in ấn đồng phục và triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả.
Team building không giới hạn số lượng vì chỉ cần một nhóm từ 5 người trở lên là đã có thể tổ chức các hoạt động gắn kết phù hợp. Quy mô nhân sự chỉ đóng vai trò quyết định trong việc lựa chọn không gian và kịch bản trò chơi sao cho tương tác tốt nhất.
Mức chi phí tối thiểu thường từ 300.000đ đến 500.000đ mỗi người cho một chương trình cơ bản trong ngày tại khu vực gần văn phòng. Ngân sách này sẽ tăng lên tùy thuộc vào yêu cầu về chất lượng lưu trú, thực đơn ăn uống và mức độ đầu tư cho kịch bản trò chơi.
Các hoạt động trong nhà mang lại hiệu quả rất cao về mặt trí tuệ và cảm xúc nhờ không gian tập trung giúp mọi người dễ dàng lắng nghe và thấu hiểu nhau. Đây cũng là phương án an toàn nhất để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru mà không bị ảnh hưởng bởi thời tiết.
Hy vọng mẫu kế hoạch team building trên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung và triển khai chương trình hiệu quả hơn. Tùy theo mục tiêu và quy mô, kế hoạch có thể linh hoạt điều chỉnh để mang lại trải nghiệm gắn kết tối ưu cho tập thể.
Thông tin liên hệ:
