Lưu ý tổ chức team building là những yếu tố doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ để chương trình diễn ra hiệu quả và đúng mục tiêu. Theo kinh nghiệm tổ chức du lịch MICE của dulichMICE, việc làm qua loa dễ khiến team building trở nên hình thức, gây mệt mỏi cho nhân sự và lãng phí ngân sách.

1. Xác định rõ mục tiêu tổ chức team building

Một trong những lưu ý tổ chức team building quan trọng nhất là doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu. Mục tiêu này sẽ chi phối toàn bộ nội dung trò chơi, cách tổ chức và tiêu chí đánh giá hiệu quả sau chương trình.

• Xác định mục tiêu gắn kết nội bộ: Thiết kế trò chơi buộc các thành viên từ nhiều bộ phận phải làm việc chung để tăng sự kết nối. Ví dụ: Thay vì chia đội theo Phòng Kế toán hay Phòng Sales, hãy bốc thăm ngẫu nhiên để mọi người làm quen với đồng nghiệp mới.
• Xác định mục tiêu đào tạo kỹ năng: Cần có phân vai rõ ràng và thử thách mang tính giải quyết vấn đề cho các thành viên. Sau mỗi trò chơi cần có phần tổng kết để rút ra bài học cụ thể giúp người tham gia hiểu giá trị cốt lõi.
• Xác định mục tiêu giải tỏa căng thẳng: Hạn chế yếu tố thi đua quá căng thẳng, thay vào đó là các trò chơi dễ hiểu, vui vẻ. Tập trung tạo tiếng cười và sự thoải mái, tránh gây áp lực thắng thua cho nhân sự.

2. Lựa chọn hình thức team building phù hợp

Trong các lưu ý tổ chức team building, việc lựa chọn hình thức phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và thể trạng nhân sự là yếu tố không thể bỏ qua.

• Team building vận động ngoài trời: Phù hợp với nhân sự trẻ trung (độ tuổi 20–30) và có sức khỏe tốt. Cần bố trí thời gian nghỉ hợp lý và tránh tổ chức liên tục các trò vận động mạnh để không gây kiệt sức. 
• Team building nhẹ nhàng – trí tuệ: Là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp có nhiều nhân sự trên 35 tuổi hoặc khối văn phòng. Trò chơi nên tập trung vào giao tiếp và tư duy nhóm để mọi người dễ hòa nhập và cảm thấy thoải mái.
• Team building kết hợp nghỉ dưỡng: Thường áp dụng cho các chuyến đi dài từ 2 ngày 1 đêm trở lên. Cần cân đối kỹ giữa thời gian chơi và thời gian nghỉ để tránh biến chuyến đi thành một hành trình mệt mỏi.

3. Khảo sát kỹ độ tuổi và thể trạng người tham gia

Độ tuổi và sức khỏe ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận động và mức độ hào hứng của nhân viên. Nếu bỏ qua bước khảo sát, chương trình rất dễ gây quá sức hoặc xảy ra những chấn thương không đáng có.

• Xác định độ tuổi trung bình: Chia nhóm vận động theo lứa tuổi: nhóm trẻ ưu tiên vượt chướng ngại vật, nhóm trung niên ưu tiên vận động vừa sức, nhóm trên 45 tuổi ưu tiên trò chơi nhẹ. Ví dụ: Với nhân sự lớn tuổi, thay vì nhảy bao bố, hãy cho họ tham gia các trò chơi như ném bóng vào rổ hoặc giải đố tiếp sức.
• Khảo sát tình trạng sức khỏe: Cần nắm rõ các trường hợp có bệnh lý về tim mạch, huyết áp hoặc phụ nữ mang thai để loại khỏi các trò chơi nguy hiểm. Đây là bước quan trọng để ngăn ngừa rủi ro sự cố sức khỏe ngay tại sân chơi.
• Phân vai theo thể lực: Những người có thể lực yếu vẫn được tham gia trong vai trò hỗ trợ, quan sát hoặc điều phối. Cách làm này giúp họ không bị đứng ngoài cuộc và luôn cảm thấy mình là một mảnh ghép của tập thể.

4. Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết

Kịch bản là "xương sống" giúp mọi hoạt động diễn ra đúng tiến độ và không bị chồng chéo. Một kịch bản chi tiết giúp ban tổ chức kiểm soát tốt nhịp điệu và cảm xúc của người chơi.

• Chia rõ từng mốc thời gian: Quy định cụ thể thời gian cho phần khởi động, thi đấu và nghỉ giải lao xen kẽ. Ví dụ: Luôn chừa ra khoảng 10 phút sau mỗi trò chơi để các đội bàn chiến thuật cho trò tiếp theo và tiếp nước.
• Sắp xếp trò chơi theo mức độ tăng dần: Bắt đầu bằng những trò chơi nhẹ nhàng để làm quen, sau đó mới tăng dần độ khó và cường độ vận động. Cách sắp xếp này giúp người chơi thích nghi dần và không bị mất sức quá sớm.
• Chuẩn bị kịch bản dự phòng: Luôn có phương án thay thế cho các tình huống bất ngờ như thời tiết xấu hoặc hỏng hóc đạo cụ. Ví dụ: Nếu trời mưa to không thể chơi bãi biển, hãy chuẩn bị sẵn các trò chơi trong phòng hội trường (indoor) như xây tháp giấy hay giải mật thư.

5. Lập ngân sách chi tiết và có dự phòng

Ngân sách ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và chất lượng của buổi team building. Việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các hạng mục và tránh tình trạng phát sinh quá mức.

• Chia ngân sách theo từng hạng mục: Phân bổ chi tiết cho địa điểm, MC, đạo cụ, ăn uống và quà tặng. Mỗi hạng mục cần có một mức chi cụ thể để ban tổ chức dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.
• Ưu tiên hạng mục ảnh hưởng trải nghiệm: Không nên tiết kiệm quá mức ở phần âm thanh, MC hay nước uống vì đây là những yếu tố trực tiếp tạo nên cảm xúc. Ví dụ: Một dàn loa công suất lớn giúp tiếng nhạc vang vọng khắp bãi biển sẽ tạo cảm hứng chơi tốt hơn nhiều so với loa kéo nhỏ.
• Dự phòng 5–10% chi phí: Khoản này dùng để xử lý các vấn đề phát sinh như thay đổi thời tiết, mua thêm đạo cụ hoặc kéo dài thời gian. Dự phòng tốt giúp ban tổ chức luôn chủ động trong mọi tình huống.

6. Lựa chọn địa điểm phù hợp với nội dung team building

Địa điểm là lưu ý tổ chức team building tác động mạnh đến trải nghiệm tổng thể. Chọn sai địa điểm có thể khiến kịch bản trò chơi không thể triển khai hoàn thiện.

• Khoảng cách di chuyển hợp lý: Ưu tiên các địa điểm di chuyển dưới 3 giờ đồng hồ để tránh gây mệt mỏi cho nhân viên trước khi chơi. Khoảng cách quá xa sẽ làm giảm đáng kể tinh thần và sức lực tham gia các thử thách.
• Không gian phù hợp số lượng người: Địa điểm cần có diện tích đủ rộng để chia đội và thực hiện các vận động mạnh một cách an toàn. Ví dụ: Với đoàn 100 người chơi đồ hơi khổng lồ, bãi cỏ cần diện tích tối thiểu 500m² để đảm bảo không bị va chạm.
• Đầy đủ tiện ích hỗ trợ: Đảm bảo địa điểm có khu vực vệ sinh sạch sẽ, chỗ nghỉ ngơi và phương án che nắng mưa. Những tiện ích này giúp nhân viên hồi sức nhanh chóng và bảo vệ sức khỏe suốt hành trình.

7. Thiết kế trò chơi đơn giản và dễ tham gia

Bản chất của team building là dành cho số đông, vì vậy luật chơi cần đơn giản để ai cũng có thể nhập cuộc ngay lập tức. Trò chơi quá phức tạp sẽ làm mất đi sự hứng khởi và gây tranh cãi không cần thiết.

• Luật chơi rõ ràng, dễ hiểu: MC nên dành tối đa 2 phút để giải thích luật và có ví dụ minh họa trực quan. Ví dụ: Với trò "Dài ngắn cao thấp", MC chỉ cần nói "Đội nào xếp người thành một hàng dài nhất thì thắng" là mọi người hiểu ngay.
• Hạn chế đạo cụ rườm rà: Ưu tiên những trò chơi sử dụng đạo cụ đơn giản nhưng hiệu quả để tiết kiệm thời gian chuẩn bị và thu dọn. Đạo cụ quá cầu kỳ thường dễ hỏng hóc và làm chậm tiến độ chương trình.
• Ưu tiên trò chơi tập thể: Thiết kế các thử thách yêu cầu tất cả thành viên cùng nhúng tay vào thay vì chỉ cử đại diện. Điều này giúp không khí luôn sôi động và không có thành viên nào cảm thấy bị bỏ rơi.

8. Chuẩn bị đội ngũ điều phối có kinh nghiệm

Đội ngũ nhân sự vận hành là những người điều tiết "nhiệt độ" của buổi team building. Một đội ngũ thiếu kinh nghiệm sẽ khiến chương trình bị rời rạc và mất kiểm soát.

• MC hoạt náo chuyên nghiệp: Chọn người dẫn dắt có khả năng đẩy cao cao trào và biết điều tiết nhịp độ khi người chơi có dấu hiệu mệt. Ví dụ: Khi thấy mọi người đang hăng say, MC có thể tăng nhịp điệu nhạc; khi thấy mọi người thở dốc, MC cần chuyển qua các câu đố hài hước để họ nghỉ ngơi.
• Trọng tài nắm chắc luật chơi: Trọng tài cần xử lý nhanh chóng, công tâm các tình huống tranh chấp trên sân. Sự công bằng của trọng tài giúp các đội chơi tin tưởng và tham gia nhiệt tình, quyết liệt hơn.
• Nhân sự hậu cần theo sát: Luôn túc trực để hỗ trợ nước uống, y tế và sắp xếp đạo cụ nhanh chóng giữa các vòng thi. Hậu cần chuyên nghiệp giúp chương trình diễn ra trơn tru mà không có thời gian chết.

9. Đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người tham gia

Trong mọi lưu ý tổ chức team building, an toàn luôn là yếu tố ưu tiên hàng đầu. Chỉ một sự cố nhỏ về sức khỏe cũng có thể làm hỏng toàn bộ ý nghĩa của chuyến đi.

• Bắt buộc khởi động trước khi chơi: Các bài khởi động giúp làm nóng cơ thể, giảm thiểu nguy cơ chuột rút và chấn thương cơ. Ví dụ: Tổ chức một bài nhảy dân vũ nhanh hoặc các động tác xoay khớp toàn thân trong 5-10 phút đầu chương trình.
• Chuẩn bị y tế cơ bản: Luôn mang theo túi cứu thương với đầy đủ băng gạc, thuốc xịt chấn thương và các loại thuốc thông dụng. Đặc biệt, nên có nhân sự có kiến thức sơ cứu đi kèm để xử lý kịp thời tại chỗ.
• Theo dõi sát điều kiện thời tiết: Nếu gặp nắng gắt hoặc mưa dông, ban tổ chức cần linh hoạt chuyển sang phương án dự phòng trong nhà. Tuyệt đối không cố tổ chức ngoài trời khi điều kiện môi trường không đảm bảo an toàn.

10. Tổng kết và đánh giá sau chương trình

Team building sẽ trở nên vô nghĩa nếu kết thúc mà không để lại giá trị gì. Phần tổng kết là lúc để doanh nghiệp nhìn lại những thành quả đạt được và ghi nhận nỗ lực của nhân viên.

• Trao thưởng và ghi nhận: Vinh danh các đội chiến thắng và cả những cá nhân nổi bật bằng những phần quà ý nghĩa. Ví dụ: Ngoài giải Nhất, hãy trao thêm giải "Đội có slogan ấn tượng nhất" hoặc "Chiến binh cống hiến" để khích lệ tinh thần.
• Chia sẻ hình ảnh, video: Nhanh chóng cập nhật những khoảnh khắc vui vẻ lên trang truyền thông nội bộ của công ty. Đây là cách tuyệt vời để lưu giữ kỷ niệm và lan tỏa tinh thần đoàn kết sau chuyến đi.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm: Tổng hợp các phản hồi từ nhân viên để thấy được những điểm tốt và những mặt cần cải thiện. Ví dụ: Nếu đa số nhân viên phản hồi địa điểm quá nắng, lần sau ban tổ chức sẽ chú trọng tìm nơi có nhiều cây xanh hoặc nhà bạt hơn.

Việc nắm rõ các lưu ý tổ chức team building sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình phù hợp với nhân sự, kiểm soát tốt ngân sách và đạt được mục tiêu gắn kết mong muốn. Với kinh nghiệm triển khai nhiều chương trình du lịch MICE cho doanh nghiệp, dulichMICE luôn chú trọng từng khâu tổ chức để team building không chỉ là hoạt động vui chơi mà còn mang lại giá trị lâu dài cho tập thể.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://dulichmice.net/
• Hotline: 0372.667.666
• Email: contact1@v-holdings.vn
• Địa chỉ: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội